根據研究顯示，人們在工作日大約每小時查看電子信箱11次，不僅對工作沒有幫助，還會降低工作效率。Google高階主管生產力顧問蘿拉．梅．馬丁（Laura Mae Martin）於《上線時間管理術》一書中，分享簡單且實用的「時間管理方法」，包括該做些什麼、該何時做、在哪裡做事⋯等，幫助讀者成為時間的主人，達成渴求的任何目標。以下為原書摘文：
當我開始與客戶合作時，幾乎總是透過email來進行。這是因為它對多數人來說具有個人性質。然而，email有可能成為工作焦慮的起點，有時甚至是最大的痛點。許多人早上醒來後第一件事和睡前最後一件事都是查看email。人們會在夜裡醒來並思忖：我是不是忘了回覆email？當它出現在你的收件匣後，便在你的腦海中揮之不去。
每小時查看電子信箱11次
對大部分人來說，email最初是一種很方便的非同步通訊方法，但如今已成為最耗費時間且最令人心神不寧的事。因為他人會透過email把任務添加到我們的待辦事項清單。隨著我們日益轉向遠距工作環境，郵件數量急遽增加。軟體公司HubSpot的數據顯示，自從新冠肺炎全球大流行牽動遠距辦公變局以來，email的數量爆增了44％。
電子郵件是一種有效且必要的溝通工具。如果我在自己的威力時刻專注於某件事情，而你正於不同的時區熟睡，我們仍然可以透過email有效地協作、為專案創造成果。email具有記錄的功能，並可兼顧其他人加入專案或分攤工作的需求。儘管共同編輯文件和即時通訊也可滿足某些需求，但email在典型的工作流程中仍有重要且不可或缺的地位。
研究顯示，人們在工作日大約每小時查看email 11次，而且多數時候並沒有實質處理，就只是檢視收件匣而已！我鼓勵大家每天關閉email信箱1～2次，也強調了自訂通知功能以減少干擾的重要性。最關鍵的是，當我們檢查email時，得確保自己充分利用這些時間。
有時，我們隨機打開未讀的email、啟動待完成的任務、尋找新訊息、草擬回覆函，卻沒有真正完成事情。我們應該改變，善用時間把email處理好。
你理應採行以下3個步驟來清理email收件匣。光是做好第1步驟就足以讓你感到有所收穫。如果你進一步採取第2步驟，將會有更出色的成效。倘若你完成第3步驟，將能對email全然應付自如。
1. 移除沒必要看到的email
人們常會把未讀郵件的數量當成是一種榮譽的象徵。例如，我有890封未讀郵件，或者我的收件匣裡有數千封email！這通常告訴我2件事：
- 你漏掉了890封直接發給你的郵件，這意味著你的許多同事將感到沮喪。
- 你收到了很多實際上不須出現在你的收件匣的email。
而通常的情況是後者。你收件匣中不打開的郵件就像你衣櫃裡不穿的衣服一樣。擁有890件因不合身或已退流行而不穿的襯衫並沒什麼了不起，只會讓你在決定穿什麼衣服時壓力更大。即使這些衣服永遠不會離開衣架，你的注意力仍會被吸引到這些衣服上。
與此類似，收件匣中即使是你不會打開的每一封郵件都會消耗你的專注力。一旦email出現在你的收件匣裡，無論你是否點開，那粗體字會讓你的大腦誤以為必須要處理些什麼。進到你的收件匣的每封email都會分散掉你的一小部分注意力和精力，即使你始終沒有打開email。
第一步驟的目標是從收件匣中清理掉盡可能多的不需要的email。你可以在email程式中開創郵件篩選器或規則，使不需要的郵件永遠不會進入收件匣。有看清你如何被粗體字句吸引嗎？這也適用於你不須在意的收件匣裡未讀郵件的主旨欄。對許多人來說，那些未讀的郵件通常來自無意間訂閱的電子報或即時新聞通知。
處理它們的一個快速方法是在收件匣中搜尋「取消訂閱」或「在瀏覽器中查看」等關鍵字。這些關鍵字通常出現在來自郵寄清單而不是直接發送給你的郵件之中。你可以使用這些搜尋關鍵字來制定email規則或過濾器，使不需要的郵件不會進入你的收件匣，或是一旦發現這類email，便按照其相關指示來取消訂閱。
設定計時器30分鐘，看看你能清除多少不應出現在收件匣的email，並將它當成遊戲。找出每一封不該花時間看的郵件，並找出一種方法來防止這再次發生：創建郵件過濾器、封鎖寄件人、取消訂閱或將其標記為垃圾郵件。這種清理類似丟棄那些你不再穿的衣服。在投注了時間之後，你查看email時將只看到自己需要的內容，這會讓你感到心滿意足。
2. 凸顯出確實必須看到的郵件
假如公司執行長直接寄email給你，其呈現方式應與執行長廣發給全公司成員的郵件截然不同。教授直接寄給你的email顯現的方式也應和她寄給全班學生的有所區別。小孩的校長給你的email亦應與學校每週電子報判然有別。
當你開很多會或經常出差而主要使用手機查看email，應當理清什麼email須立即打開，哪些可以稍後再處理。要讓未來的自己打開email前就掌握許多關於郵件內容的資訊，那樣一來，查看收件匣就能迅速找出重要郵件並可節省精力。
為email創建諸如VIP或緊急通知等標籤，然後以過濾器或規則來自動應用各項標籤。在Gmail中，我們可借助過濾器規則來自動添加標籤到郵件。假如email來自我的最大銷售客戶，它會被亮色的大寫標籤標示出來。
讓你的email程式自動標記必須優先處理的郵件，這樣你打開任何email之前只須快速瀏覽，就可以了解收件匣裡有無重要email。創建一些這樣的規則可讓未來的你永遠不致錯過重要的email。視覺提示功能可在你閱讀主旨欄之前安排好部分email的優先順序。
3. 像整理待洗衣物那樣分類你的email。
讓我們暫時擱下郵件，談談多數人更了解的事情——洗衣服。假如我要求你用以下方式烘乾衣服，你會怎麼想？
- 打開烘乾機的門並取出一件襯衫。
- 把那件襯衫摺好，然後走上樓把它放進衣櫃裡，接著下樓走到烘衣機前。
- 找出另一件襯衫並摺好它，上樓把它放入衣櫥中，然後下樓走回烘乾機前。
- 拿出一條褲子，但它還濕濕的，那就把它扔回烘衣機中那堆衣服裡。
- 你找到一隻襪子，但不想找出另一隻襪子，於是拿著一隻襪子上樓，把它放到襪子抽屜裡，然後再走下樓。
- 你取出一條褲子——哦，等一下，這是你已碰過的那條還濕濕的褲子，所以再次把它放回去。
- 你並不真的想把烘乾機完全清空，而且又把後來洗好的衣物放進來，然後不斷重複做著相同的事情。
- 每次你需要一件特定的衣物就會感到恐慌，因為你不知道它是否在烘乾機裡，或者是忘了洗，或實際上已經洗好而且收起來了。
- 你讓烘乾機的門整天開著，這樣你就可以看到裡面的衣服，藉此提醒自己還沒有完成整個洗衣流程。
這樣做事多沒效率啊，想一想這浪費掉多少精力點數！這無疑是一種糟透了而且讓人倍感壓力的洗衣方式。然而，許多人正是用同樣的方式處理電子郵件。把email標記為未讀（將濕衣服扔到一堆乾衣服裡）。
收件匣未歸零（烘乾機從未清空）。一天查看email至少15次，卻不清理收件匣（一天裡反覆看著滿滿的烘乾機，提醒自己裡面有一大堆沒處理的混亂衣物）。他們在半夜醒來，不確定自己是否已經回覆郵件，或者不清楚有沒有錯過重要email（正如疑惑那件粉紅色的襯衫在哪裡？）。那麼，洗衣服的比喻能夠給予我們什麼關於管理email的啟發呢？
- 我們決心處理好email，並且特地撥出時間，而不是像上述處理衣物方式那樣不停地東翻西找。
- 我們在撥出的時間內全面清理收件匣裡所有郵件，直到完成為止，就像把烘乾機清空一樣。
- 我們運用回覆／閱覽／重新檢視等標籤來把email分門別類。就像是區分出須摺疊／掛好／配對的襪子。
- 我們一次處理好歸於同一類的事情：摺好所有衣服／讀完所有郵件，並且善加利用批次作業的益處。
- 我們最多會碰到email／衣物2次（第1次將其分類，第2次則回覆郵件／疊衣服）。我們在每件email耗費的精力理應降到最低。
- 我們將分類／閱覽／回覆郵件視為不同的活動，並且不要混雜在一起（不要只摺好一件襯衫，就去掛一件連衣裙，然後去找出成對的襪子）。
- 即使沒有時間回覆所有的email（掛好所有的衣物），我們還是處理了部分郵件（掛好了一些衣服），而且假如我們找不到來自老闆的那封email（綠色的襯衫），我們確知它在哪裡，並且清楚它已被點開一次。
（本文摘自／上線時間管理術：Google時間管理一姐的高效秘訣，找到工作／生活／自己的平衡與幸福／商業周刊）
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