電子報都停用了 為何別人還能用你公司名義寄信？

(中央社財經訊息服務20261110 18:32:13)「我們早就沒有寄電子報了，應該不用管以前的發信平台吧？」 不少企業曾使用電子報平台發送行銷活動、會員通知或產品資訊，也可能委託公關公司、行銷公司協助操作。但當合作結束、電子報停發，企業往往只取消平台訂閱服務，卻忘了檢查過去授予第三方的發信權限。

電子報停用，不代表發信授權已經撤銷。如果舊帳號、API金鑰或網域授權仍可使用，就可能留下未經授權發信的風險。

電子報停了，為什麼還可能寄得出去？

企業使用Mailchimp、Brevo等電子報平台時，通常需要驗證公司的電子郵件網域，有些服務還會要求在DNS設定SPF、DKIM等發信驗證紀錄，讓收件端確認平台可以代表企業寄信。問題是，停止寄送電子報與撤銷授權是兩件不同的事，例如，公司可能已經停止付費，卻沒有刪除舊平台上的使用者權限；又或者結束了公關公司合作，但對方持有的操作帳號、API金鑰尚未停用。這不代表平台會自行冒名發信，而是企業可能沒有完整收回過去開放的權限。

企業應該檢查哪4件事？

第一，盤點曾經使用的發信平台。 包括電子報、簡訊通知、會員系統、CRM及網站表單等服務，確認哪些還在使用、哪些已經停用。

第二，收回外部人員的操作權限。 檢查舊員工、行銷公司及其他合作夥伴是否仍可登入平台或操作發信功能。

第三，停用不再需要的API金鑰。 即使平台帳號仍須保留歷史紀錄，也應撤銷不再使用的程式發信憑證。

第四，清查DNS發信授權。 請IT人員檢查SPF與DKIM設定是否仍包含已停用的平台，並評估移除；但不要直接刪除共用中的紀錄，以免影響正常郵件。

如果發現不明郵件已經寄出？該怎麼辦？

應立即停用可疑帳號或金鑰、調查發信紀錄，確認是否有客戶資料外洩或帳號遭入侵，必要時通知受影響對象。

對企業而言，停用服務只是第一步，確認所有不再需要的授權都已失效，才算真正完成交接。

參考資料來源： 1. Mailchimp｜電子郵件網域驗證與移除說明 https://mailchimp.com/help/verify-a-domain/ 2. Mailchimp｜電子郵件網域驗證機制 https://mailchimp.com/help/about-email-authentication/ 3. Brevo｜API金鑰管理及撤銷說明 https://help.brevo.com/hc/en-us/articles/40159485019794-Create-and-manage-your-API-keys 4. Cloudmax｜BizEDM 行銷電子報 https://www.cloudmax.com.tw/product/bizedm

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圖片來源：Cloudmax 匯智／AI生成