(中央社訊息服務20200304 13:13:35)企業隨時可能會面對到的天然或人為災害，在在突顯出持續營運計畫（BCP）的重要性。建立完善的 BCP 可減少突發事件之衝擊，降低財務損失、維持企業聲譽、保護企業人員、提高客戶滿意度，以及符合法律的需求。到底企業該如何做好持續營運計畫？下列提供幾項因應重點：
1. 建立員工健康監測和追蹤機制
2. 建立公司主管應變小組
3. 建立遠距工作機制
4. 建立即時通訊機制
5. 做好災難備援和復原演練
筆者身邊其實許多親友就是台商，往來客戶也多半是日本、新加坡當地的公司，公司也嚴格禁止出差拜訪等等。看他一點也不煩惱因停工而收入停擺，甚至在家裡打造一個辦公位置，忍不住好奇問到：「你是在家上班嗎？」
果不其然被我猜中，台商親友興高采烈地介紹著他的行動辦公室，一邊說著：
「只要有網路一台筆電、一支手機就可以辦公，透過公司內部的企業 IM 系統，直接串連同事的電子郵件帳號，完全不必詢問客戶或同事的通訊 ID，就可以直接聯繫溝通，而且還能保存對話訊息，隨時查找過往的對話紀錄和檔案，完全掌握工作進度。」
但我還是百思不解好奇的詢問他：
「你們應該還是得整理資料檔案，那這樣文件要怎麼改？還得將檔案傳給對方？」
說到這，台商親友便立刻開了他的手機邊操作給我看：
「其實現在的企業 IM 系統可以設定群組，直接線上開會群組溝通，針對專案的會議討論也能透過檔案分享共編軟體，即時傳送文件檔案線上修改編輯，不受時間、空間限制進行協同作業。」
我又提出了我的疑慮：「可是這樣檔案互傳，都是公司機密耶！感覺不是很安全。」
台商親友搖搖頭說：「除了檔案分享的便利之餘，因為考量到同事間在各地傳送內部文件，系統也會存取所有傳送編輯紀錄包含檔案下載、上傳、更新、分享，還可以設定檔案分享權限，確保組織內部的重要檔案不外流。」
另外，台商親友又說到：「公司為了因應疫情，開發了超酷炫【防疫王】系統，因為台商分布各地，公司仍然在意員工的健康安全，因此【防疫王】讓員工確實做到自主管理，並即時回報身體體溫狀況，連防疫政策也都完全自動化。」
這樣一系列的行動辦公解決方案，不僅員工不用擔心因停工而造成家庭收入困境，公司也實現了 BCP 企業營運不中斷地理念，無需擔心突然停工或居家隔離的問題，隨時隨地打造了一個安全無虞的行動辦公環境！
在此也提醒企業導入此類溝通平台時，要注意評估比較其與一般 LINE 或免費雲端硬碟的不同之處。畢竟是為企業設計的軟體服務，除了基本應有的專業客服與工程師做為企業 IT 管理的後盾之外，也有不少關鍵功能差異如：企業用的即時溝通常以「專案項目」或「工作任務」建立群組，其中的訊息與檔案能永久保存、隨時下載，同時也內建分類標籤、全文檢索等功能，方便企業隨時查詢歷史資料；有些平台亦開放讓後來加入專案的成員能看到之前的資料，讓新人可以快速上手、提高團隊效率。對比坊間免費的雲端硬碟，其分享權限通常較為寬鬆，一有不慎即可能造成公司機密或個資外洩；在企業專用的檔案儲存平台，則可在分享時就限定可下載的期限與次數，並設定密碼等，有些更提供分享前需經主管審核的功能，從一開始就大幅降低分享的風險。筆者也觀察到，目前全球包含台灣在內的各軟體服務廠商，很多都力挺受衝擊企業、推出紓困方案如：免費使用或短租優惠等，建議企業面對此次新冠肺炎危機時，可多加利用、正面迎戰，一起渡過難關。
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