一年70場活動怎麼管？叡揚邀公協會秘書長分享數位會務管理

(中央社財經訊息服務20261113 17:48:01)一年舉辦70場活動，還要兼顧會員服務、會費管理與日常行政，公協會如何有效運用有限人力？年底將至，各同業公會、學會與非營利組織陸續展開會務盤點、會費結算與會籍清查。面對會員大會、理監事改選等重要會務，團隊往往得從多份 Excel 核對會員名冊、逐筆確認會費繳納狀況，再從表單及LINE訊息中彙整活動報名與簽到資料。這些反覆查找、核對與登打的工作，看似只是多幾個步驟，長期累積卻占去不少時間，也壓縮了投入會員服務與組織經營的餘裕。

為協助公協會提升會務管理效率，叡揚資訊將於11月20日（五）舉辦「會務升級新日常」免費線上研討會，特別邀請「中華中道領導文化總會」吳淑華秘書長分享實務經驗。該會每年舉辦約70場活動，更包含500人規模的年度大型峰會。吳秘書長將分享如何運用數位工具整合會員資料、活動籌辦與帳務作業；叡揚則聚焦會籍清查、會費對帳與活動管理三大情境，介紹簡化行政流程、提升會務效率的實務應用。

對以企業為會員的同業公會而言，會務管理不只是更新會員名冊，還需掌握企業指派代表、主要聯絡人及歷年營運資訊，才能提供更符合會員需求的服務。叡揚Vital雲端服務從會員資料管理、企業資訊累積到活動籌辦與溝通，透過以下3大面向，讓會務效率有感提升：

會籍清查與代表管理，減少反覆登打：叡揚Vital CRM客戶關係管理系統可依會員等級、有效資格及企業指定代表分類管理，搭配Vital BizForm智慧表單，讓企業會員方便在線上更新資料並自動回傳CRM系統，減少逐一核對與重新登打的工作，讓年度會籍清查更省力。

累積企業歷年數據，會員服務更精準：集中記錄企業歷年營業額、員工規模及研發人力等營運資訊，掌握企業發展變化，不必再翻找紙本或舊檔，也能為產業服務規劃與政策建言提供數據依據。

活動籌辦與分眾通知，資訊整合更方便：透過EDM分眾發送與線上表單，協助處理理監事出席意願調查、活動邀約及日常會訊通知，並集中管理回覆、文件簽收等紀錄，減少跨管道蒐集資料與人工彙整的時間。

另外，在會費與財務管理方面，部分公協會缺乏專責會計人員，仰賴Excel或委外記帳，往往難以及時掌握財務狀況。Vital Finance財務會計管理系統可協助管理收付款與會計帳務，依專案追蹤收支、快速產出財務報表，讓會務人員更容易掌握經費運用，減少對帳與資料整理負擔。

從會員管理、智慧表單到財務帳務，叡揚Vital雲端服務提供多元數位工具，搭配權限管理機制強化資料安全，讓公協會少一點繁瑣的行政作業，多一點會員經營空間。

免費報名「會務升級新日常」線上研討會：https://yourls.gss.com.tw/dvv4d1sb5s3r 電話諮詢：02-2592-6609 Email：[email protected]