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辦公室電郵 專家:簡潔為重

中央社/ 2012.03.13 00:00
(中央社記者吳靜君台北13日電)104人力銀行行銷協理陳力孑今天說,辦公室電子郵件可提高工作效率,達到溝通的目的,但寫電子郵件仍要注重內容簡潔、副本收件人不宜多等原則。

陳力孑說,辦公室內的電子郵件可適時提高工作效率,減少另外面對面溝通的時間成本,不過仍要注意電子郵件往來間,應該有的禮儀。

陳力孑表示,電子郵件的內容應該簡潔有力,建議直接破題說明溝通內容,應避免記流水帳,冗長舖陳、或者從頭說起,以減少收件人閱讀的時間。

此外,寄電子郵件,陳力孑說,由於上班族一天要收的電子郵件很多,若副本收件人太多,有時候會造成收件人的困擾或者失焦。因此他建議,上班族若寄電子郵件,副件收件人不宜過多,納入必要「被告知」人即可。

陳力孑說,回覆電子郵件,只要簡單傳達即可,同時回覆寄件人,不需全部回覆給副本收件人,減少信件過多干擾其他人工作。

陳力孑表示,為了避免上班族從早到晚都在開會,有許多較為簡單的事情,可以透過電子郵件溝通,幫助工作順利推展。

他強調,電子郵件還屬於單向溝通,不如面對面的雙面溝通能夠完整表達,所以應該避免情緒性的語言,且複雜的議題仍要面對面溝通。

陳力孑建議,若常態性會收到特定人的電子郵件,建議建置單獨資料匣,便於郵件管理。

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