菜鳥適應新環境 電子郵件要善用

「寄件人」和「主旨標題」皆是收件人點閱電子郵件、以及專注程度的關鍵因素。陳力孑建議，發出會議通知的電子郵件可以在主旨直接破題說明，例如，主旨中可直接說明「幾點鐘召開何種會議」，而避免間接式的「通知開會時間」。

此外，為節省收件人閱讀時間，電子郵件內容應避免記流水帳，切勿懸疑舖陳、從頭說起，建議按重要性，先寫最重要的「梗」、或者最新進度，精簡扼要。

陳力孑說，每封電子郵件都應有清楚目的和電子郵件的收件人；「副本」收件人屬於「被告知」的角色、不宜過多，以免失焦。不過，巧妙運用「副本」，同步告知收件人的直屬主管，也不失為「加速推展」的好辦法。但避免信件「飛來飛去」無端干擾他人，陳力孑建議，若想簡單傳達「了解、知道、或謝謝」，只需回覆寄件人即可，不需「全部回覆」。

而著有《數位人脈王》一書的網路達人楊偉龍〈使用電子郵件的藝術〉一文則提醒，回覆信件的時間長短也很重要，速度等同於您看重此信的重要程度。

而陳力孑也提醒，若上班族屬於「meeting animal」，從早到晚被會議綁架，電子郵件有助其公事順利推展；不過，電子郵件畢竟只是「網路單向文字」，無法取代「人性雙向溝通」，複雜議題仍需當面溝通。

楊偉龍同樣認為，電子郵件雖然提供一個非常方便快速的溝通管道，但並不適合傳達情緒與語調，俗話說「見面三分情」，如果遇到較敏感問題，盡量還是以當面溝通（打電話、見面）為主。