海外拓銷不能再靠人海戰術！WhatsApp＋AI 破解展場三大痛點

海外展會向來是台廠拓銷國際的重要戰場，但攤位現場往往需要六、七名業務輪流接待，依然忙得連喝水的時間都沒有；回國後還得花數天整理手寫筆記、名片以及散落各手機的 WhatsApp 聯絡資料。食品出口商吉榮丰負責人呂祐吉直言：「那不是談生意，是在救火。」

多年累積的痛點，讓他決定不再以人海戰術硬撐，而是打造一套「展場自動接待助手」。核心思路很清楚：例行且重複的工作交給系統，高價值交流留給人處理。

▲台灣業者在展會與國際買家洽談產品，反映跨語言即時接待的需求。（AI 生成）

這套系統以 WhatsApp 作為主軸，支援中英西多語即時翻譯，買家掃碼即可建立基本資料，並能從對話中擷取需求項目、數量與市場區域等關鍵資訊，自動分類後同步進入雲端資料庫。展期尚未結束，客戶名單便已整理成結構化資訊，避免以往「回國再補筆記」造成資訊遺失。

為測試這套「精準配置」的新模式，他此次僅安排三名核心成員：兩位語言能力佳的業務負責現場接待，一位資深主管透過遠端視訊協助深入洽談，而系統則負責初步問答、資料紀錄與需求分級。僅三人即可應付完整買家流量，效率甚至高於過去六人團隊。

呂祐吉指出，最具突破性的部分在於系統能主動協助展後追蹤。它會按照預設節奏，在第 3 天與第 7 天自動發送簡短訊息，提高買家回覆率；同時也會彙整展期間的互動指標，如熱門產品、各國買家活躍度等，讓團隊能依據數據調整話術、物料內容與報價優先順序。

「以前參展像盲飛，靠經驗及潛在買家分級來判斷；現在能即時看到哪些客戶值得跟進、哪些只是禮貌性詢問。」他說，這些數據大幅提高了團隊對展會成效的掌握度，也減少了因資訊斷線而錯失機會的情況。

他認為，參展效率的提升不用增加人手，而是要做到由 WhatsApp 與 AI 支撐的接待模式，讓海外拓銷流程更聰明。他已計畫明年擴大使用這套 AI 服務流程，並希望協助更多台灣中小企業走向國際市場時，能用資訊化提升競爭力，不再仰賴大量人力。