你是擅長給意見的人嗎？給人意見，不僅製造學習機會，還會給對方動力。英國排名第一Podcast頻道主持人海倫．塔柏（Helen Tupper）、莎拉．艾莉絲（Sarah Ellis）於《職場天賦》一書中，分享簡單的練習，幫助讀者運用自身的才能與優勢，於職業生涯中取得成功。以下為原書摘文：
大有可為的技能：給意見
給意見，是在給人禮物⋯⋯理論上是這樣沒錯！根據2012年葛瑞琴．史畢茲（Gretchen Spreitzer）和克莉絲汀．波拉森（Christine Porath）發表的研究，公司給員工意見，就是幫助員工成長的不二法門。給人意見，不僅製造學習機會，還會給對方動力。重要的是，科學研究顯示，越是立即直接的意見，越有效。
「意見是成功者的主要養分。」——作家及演講者肯尼斯．布蘭查德（Kenneth Blanchard）
給意見可能會面臨的阻礙
只不過，有一些事情可能會阻饒我們，讓我們無法給個人或組織好意見。每次在工作坊探討這個主題，總會請大家聯想有哪些詞語跟給意見有關，把這些詞語分成3大類：正向、負向、中性。大家分類的結果有族群之別，但絕大多數人都聯想到負面的詞語；既然以負面居多，大家就不敢隨便給意見或徵求意見了。如果以前別人給過你意見，傷了你的自信，你以後是要鼓起多大的勇氣，才敢再去問別人的意見呢？畢竟人腦習慣去閃躲危險。
現在面對迂迴而上的職涯，給意見變得更難了，例如實施遠距辦公，公司部門跨越不同地理區，專案團隊的成員來來去去。當大家面對面互動的機會減少了，短暫的工作與跨文化的團隊成員為常態時，我們回饋的意見必須顧慮工作的環境。
英國新創公司 CharlieHR 的創辦人羅伯．奧多諾萬（Rob O’Donovan），在公司上下執行澈底坦率，他們是怎麼落實的呢？舉個例子，每個星期一，工作團隊會花1個小時，坐下來給彼此意見。羅伯先當箭靶，大家主要都是說負面的意見，比方有人批評他的信件，寫得又臭又長，他感謝對方給的意見，承諾他以後會寫得簡單明瞭。
他坦言，這麼做並不容易，但只要大家奉行這個理念，企業領導人也願意身先士卒，絕對會有好結果。羅伯發現他的團隊可以更快發現問題，及時處理，團隊成員之間的情誼也更深厚了。不過，他也坦承澈底坦率並不適合每個人，而且時間久了，大家就容易鬆懈，所以每隔一段時間，就要再激勵一下士氣，提醒大家多多給意見。
給意見是一種技能，大多數人並沒有受過訓練，也沒有經常練習的機會。我們擔心給了意見，人家聽了會不悅，所以乾脆逃避，不說出口。
如何給意見？
我們關於「給意見」的經驗，通常落在兩大類：
- 第一類是正式給意見，公司每隔一兩年，定期舉辦績效評估管理。
- 第二類是非正式給意見，有些公司並沒有正式給意見的管道，員工之間只好私下給意見，或者根本不給意見。
這兩種類型都不理想，最好的意見要跟個人的目標切身相關，而且要定期即時講出來。我們認為給意見要滿足3個條件：切身、即時、定期，把給意見這件事融入日常工作中。
- 切身：如果你要給別人意見，盡量具體一點，契合對方的情況。你給的意見越是切身，越有幫助，比方你誇讚對方簡報做得很棒，一定要具體說出哪裡棒：「我覺得你今天的簡報，對所有團隊成員都有幫助，你提到的內容，大家都很有共鳴，可見你在這個主題投入不少心力。」如果你還趁機提到對方的強項和發展潛力，那就更棒了：「我覺得你今天的簡報，對所有團隊成員都有幫助。我們之前聊過，說故事的能力可以影響別人，說服別人，我今天總算親眼見識到了。請繼續努力，太厲害了！」
- 即時：給意見的時機，盡量挑在相關行為發生後不久，千萬不要傻傻等到你跟主管見面，或者正式評估會議再說。如果你對於某一個專案、會議或簡報有意見，不妨直接說出你具體觀察的東西，對方聽了意見就立刻回想來龍去脈，獲益良多。如果有需要改善的問題，你也有機會立刻補救，盡快行動。
- 定期：一旦養成給意見的習慣，無論是給意見的人或是聽取意見的人，心裡都覺得輕鬆許多，不妨把給意見這件事，融入日常工作流程中，絕對會幫助每個人。一旦澈底坦率融入公司文化，有一個好處，這會成為「大家行事風格的一部分」。近年來，微軟公司上下都奉行成長心態，鼓勵員工給意見和納雅言，會透過定期安排好的會談—「聯絡感情」。有了這樣的氛圍，給意見成為一件非做不可的事，值得鼓勵的行為。
互相給意見的技巧
「一切還順利吧／⋯⋯會更好」是我們互相給意見的技巧，我們在工作坊徵求學員的建議，也是採取這種句型。我們試過很多方法，但還是這個句型最好用，主要有幾個理由。說到給意見這件事，語言事關重大，「⋯⋯會更好」這句話很正向，可以幫助別人成長。
2004年學者艾蜜莉．希菲（Emily Heaphy）和諮詢顧問馬歇爾．羅莎達（MarcialLosada）研究發現，每說一個批評，至少要再多說5個讚美，才能夠互相平衡。然而，只要套上「⋯⋯會更好」的句型，任何意見都變得更正向了。
「一切還順利吧／⋯⋯會更好」這兩個句型，適合私底下立即給意見。例如，一開完團隊會議，直接傳WhatsApp或Slack訊息，很多企業都採用了這種給意見方式。英國食品製造零售商COOK，2019年在《太陽報》最佳雇主排名第14名，也是首屈一指的製造商。COOK是我們最早的客戶，隨即採用了「一切還順利吧／⋯⋯會更好」的給意見句型，在每個業務層面有卓越表現。
例如在COOK零售店舖中「一切還順利吧」這句話，已經成了歡迎顧客和提供建議的開場白。「⋯⋯會更好」，可以加速試吃流程，對於新品牌的產品有更深的認識。至於在COOK的廚房裡使用「一切還順利吧」這句話，可以確保生產計畫順利，或者讓新菜餚更快推出；「⋯⋯會更好」這句話起了改善作用，提醒員工在每次換班之前，記得要預留清理的時間。
情境／結果／影響的表達結構
除了「一切還順利吧／⋯⋯會更好」之外，「情境（Situation）／結果（Result）／影響（Impact）」也是另一個表達模式，簡稱 SRI句型。若要提供別人建設性的意見，尤其是特別難以啟齒的，不妨試試看這種表達模式，絕對會幫助你保持客觀。
範例：「上星期大家邀請你支援新專案（情境），你的答覆會給人一種防備和懶得幫忙的感覺（結果），這樣別人會以為，你只想管好自己的職務，卻不顧整個團隊的成敗（影響）。」
套用這個表達結構，一來你要跟別人討論的內容，大致有一個雛形，二來等到你要說出口，心態會自在多了，這樣你跟對方討論的氣氛也會比較好。
你給的意見管不管用呢？問自己下面3個問題
- 你最近一次給別人正向意見，是在什麼時候呢？
- 你最近一次徵求別人意見，是在什麼時候呢？
- 你是否習慣每星期透過「一切還順利吧／⋯⋯會更好」的句型，自己給自己意見呢？
（本文摘自／職場天賦：Google總裁推薦！邁向成功職涯的30道練習，將天賦轉化成職場優勢！投入真心喜愛的工作／大樹林出版）
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