(中央社訊息服務20240425 12:44:21)合約在企業運營中扮演重要角色，但許多企業在合約管理方面存在缺失，導致效率低下及法律風險增加。因此，合約生命週期管理（CLM）應運而生，不僅是合約保管，更包括合約全生命週期管理。然而，台灣企業在合約管理現況中普遍存在缺失，例如版本控制困難、合約難以追蹤等。良好的合約生命週期管理系統可提高效率、降低風險。評估合約生命週期管理系統時，需考慮功能性、操作便利性、安全性、擴充性、供應商實力及投資報酬率等因素。透過選擇適切的合約生命週期管理解決方案，企業可有效管控合約生命週期，從而提升營運效能、降低法律風險。
@合約生命週期管理與台灣實務現況
勤業眾信聯合會計師事務所法律科技諮詢副總經理張馨云提到，合約生命週期管理不僅是合約的保管，而是全面性管理企業合約從開立到終止的整個生命週期，包括：合約流程規劃、數位化工具挑選、人員參與等；其範疇涵蓋合約收案、處理排程、撰擬、審閱、議約/修約、內部簽核、簽署、履約追蹤、修訂、續約及終止/到期等各環節。
勤業眾信在為台灣企業提供服務的過程中，發現許多企業的合約生命週期管理存有各種缺失。即便公司設有法務部門，法務人員也僅在需要撰擬或審閱合約時才會參與，修約與議約過程則完全依賴電子郵件和Word文件往返；簽核流程多以紙本方式進行，或使用企業內部的電子系統；合約簽署後，可能僅是掃描存檔，重要條款則至最僅用Excel記錄。隨後合約便遭遺忘，發生爭議或涉及收款問題才會翻閱查看。
勤業眾信歸納，合約版本控制困難、已簽署合約不易查找、履約及修訂續約狀況難以追蹤、人員異動時合約下落成謎等狀況，為最常見的管理挑戰。不僅影響企業營運效率，更可能加大企業的法律風險曝險。張馨云指出，服務歷程中曾遭遇的實務狀況，突顯出合約生命週期管理的重要，包括：
一、最終簽署版本與內部核准版本不符，導致最終合約條件與公司期望不符。 二、爭議發生時，發現對方根本未簽署合約，合約效力存疑。 三、爭議發生時，因為合約早已失效，無法依照合約約定向對方提出違約的主張。 四、本以為合約已經失效，做了一些可能違約的行為，最後被認定為違約。 五、在跨國訴訟證據搜尋程序中被對照找到連公司本身都沒看過的合約，使公司在訴訟準備上防禦張力不足。
案例情境顯示，良好的合約生命週期管理不僅影響營運效率，亦攸關公司的法律風險控管。張馨云提醒，企業一個有效的生命週期管理系統，可為企業創造六大助益：一、提升合約處理效率，縮短訂單簽約時間；二、降低錯誤風險，版本控管清晰；三、強化資訊安全，避免核心契約外洩；四、改善合約可視性，履約狀況一目了然；五、提高法務人員工作效率；六、降低合約糾紛及相關法律風險。
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專業CLM系統 助力企業提升效能、降低風險
既然合約生命週期管理系統能為企業帶來諸多好處，在挑選時應注意什麼呢？張馨云指出，雖然法務部門是主要使用單位，但合約對企業的運營關係重大。因此，除了法務需求外，還應該廣泛徵求公司內部利害關係人的意見和需求，再予以整合評估。評估準則可參考「一、系統功能是否滿足公司合約管理全流程需求；二、系統操作是否便利，且使用者體驗良好；三、系統安全性和資料保護程度如何；四、系統是否具備擴充性，能否彈性整合第三方系統；五、該軟體服務供應商實力如何，未來發展前景如何；六、整體投資報酬率的評估」之六大項目。
張馨云總結，企業經營離不開合約的存在，而全面管理合約生命週期對於營運和風險管理至關重要，藉由全面性評估，企業方能選到最符合需求、最具價值的解決方案。期盼越來越多企業意識到合約生命週期管理的重要性，積極部署適合的系統，協助企業永續經營、邁向成功。