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老闆交代工作聽不懂,又不知道怎麼問?專家教你「2招」別瞎忙一場

優活健康資訊網/Uho編輯部 2024.02.22 10:00


職場上「說話」和「說動聽的話」有很大的差別,也帶來不同的聆聽感受,任何產業都需要話語藝術,有技巧地說話不僅帶來好印象、好的人際關係,更能表達自我。韓國商務交流的說話術專家李揆熙於《你不是不會做事,是不會說話》一書中,集結17年工作及教學經驗彙整出各種說話技巧,幫助讀者增加職場優勢。以下為原書摘文:


如何讀懂老闆心思?

即使自己希望可以準確掌握高層想要的內容,然後為此做出合適的企劃,卻經常發生很難清楚理解對方真實期望為何的情況。不過,一旦提出想要再次確認自己聽到的內容究竟對不對時,又怕因此被當成沒有能力掌握工作內容的人,所以沒辦法魯莽發問。

無法掌握上司的心意,是不少上班族的煩惱之一。假如上司可以在指示工作時具體說明的話自然是再好不過,但上司往往與我們想得不一樣。我甚至也曾試過在「寫下想對上司說的話」時提交這樣的內容——「希望上司能夠具體、準確說明要指示的工作」。




沒有確實掌握上司指示的工作,單憑臉色與自我推測的結果,往往只會換來「不是吧,這根本不是我說的東西啊!」的回應,於是內心難免就會出現「不會一開始就講清楚嗎?」「事到如今才在講這種話!」之類的怨言。一方面可惜自己為企劃案傾注的努力與時間,另一方面又難掩內心的失望。

只是,就上司的立場來看,也有可能是因為他認為相關工作的輪廓還不夠清楚,所以才會簡化指示事項;或是因為上司本人對工作內容太過清楚了,才會判斷職員們應該也都瞭若指掌,於是最後選擇點到為止。

因此,需要的是能夠清晰交流彼此想法的溝通過程。如此一來,不僅可以重新審視工作內容,也可能因而激發更好的想法或方向。



必學2種說話習慣

讓我們一起了解一下有助於心有靈犀似的聽懂上司的話,並且完成期望結果的2種說話習慣。

第一種:務必確認上司指示的內容與自己的理解是否吻合。

舉例來說,假設上司為了安裝音響設施而指示提交相關廠商的分析報告,即可使用「是,您的意思是希望我們先針對辦公室內音響設施的裝設廠商進行分析,對吧?」以這樣的方式重新確認一次。

於是,上司可能會提出像是:「因為是要安裝在辦公室內,所以你們稍微比較一下尺寸和價格、性能之類的,挑出兩至三家廠商」等具體答案。

當然了,提問是件麻煩事。又不是什麼多複雜的指示,非得像這樣再多問一次嗎?不過,光是做到反問一次指示事項這點,就能大幅提升獲得上司具體化或附加指示的機率。只要能克服「覺得麻煩」開口提問,到頭來節省的其實是自己的時間與能量。

第二種:在一定進度時進行報告。

如果是上司相當在意的工作,他們勢必會好奇自己指示的業務究竟進行得如何。當工作進行到一定進度時,稍微檢查一下目前進行方向是否與上司的期望一致會比較安全。需要特別注意的一點是,請先考量上司的個人特性後,再適度進行這件事。假如上司的性格善變,則必須採取一開始就確實對焦業務方向,並且直到最後再進行最終報告的方式。

職員主動在一定進度時進行報告,通常都能發揮適當展現自己工作表現的效果。如果上司真的想在途中針對指示業務修正某些想法或方向,自然也能藉此交流意見。適當展現工作進度並獲取回應,絕對是在商業上必備的說話習慣。

KEY POINT

心有靈犀似的聽懂上司話語的說話習慣

  • 再次確認上司的指示(重新提問)。
  • 在一定進度時進行報告。

(本文摘自/你不是不會做事,是不會說話:活用聲音表情、好感溝通貼近人心,說話印象就是你的個人品牌優勢!/幸福文化)


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