台灣 — 2023 年 11 月 16 日 — 全球科技更迭，也跟著帶動各產業以新興科技向前邁進，教育界也不例外。從疫情時期的遠距教學、台灣政府推動數位學習精進計畫，到現在ChatGPT、生成式人工智慧風潮，無不對教育科技（Edutech）的發展產生化學反應，也讓教育界數位轉型的必要性及重要性與日俱增。
在校園，教育工作者面臨的挑戰之一是需花費大量的時間和金錢來管理繁複的文書作業。根據統計，全台幼稚園到高中的總學生人數約 290 萬人，平均一學期每個學生會收到至少 20 張紙本通知單，一年下來大約為一億多張紙；再加上校内辦公和作業文件，累積下來的成本開銷非同小可。另外，使用實體紙張和人工作業流程也會耗費人力成本與降低工作效率，並可能出現更多錯誤。
採用數位文件管理解決方案可作爲校園數位轉型的起點，為學校的文書管理以及教師和學生帶來有意義的改變。美國知名的耶魯大學在疫情爆發初期透過數位化取得了驚人的成果：學校的紙張採購量減少90%，印刷成本減少 96%。耶魯大學估計從 2020 年 2 月到 2020 年 4 月，僅透過減少列印就節省 82,000 美元（約台幣265萬）；透過數位化，數年來更是共計省下 105,000 美元（約台幣338萬）的紙張成本。
此外，數位文件管理在許多方面能夠使學生、學校、教師和管理人員受益。據Adobe教育界數位轉型的調查顯示，65%幼稚園到高中的教育機構及77%高等教育機構一致認同數位轉型對於教育的重要性。除了課堂中減少紙張使用，數位文件管理還能帶來諸多好處，例如：能簡便地存取文件、改善資料準確性等等。而教育工作者和學生，也都可以善用線上的評論和協作功能即時收集和共享意見回饋，更便捷高效地完成工作和家庭作業。
不僅如此，行政作業電子化還可以提升營運效率和節省時間。利用數位化文件和簽署工具可以幫助學校更快完成表格的填寫和簽署，最高可將後台辦公效率提高 67%。至於文件安全的部分，以Adobe Acrobat Sign爲例，其安全文件儲存技術等解決方案可將資料隱私性和受保護程度提高72%。而根據《Adobe Sign 的總體經濟影響》的調查，Adobe Sign還能將業務處理速度提高最多達 28 倍。
Adobe 數位文件解決方案不僅在商業世界成為提升辦公效率、降低紙本作業成本的利器，也被諸多教育機構信賴使用。例如美國舊金山藝術大學正在透過Adobe的解決方案，讓教職員工接受創新與新興數位科技的訓練，並成功簡化人力資源工作流程跟節省作業時間。
對於工作依賴文書作業的教師和學校工作人員來說，簡便流暢的文件工作流程、協作和安全性缺一不可。在校園數位轉型以及教育界積極應用科技的趨勢下，數位文件管理比以往任何時候都更加重要，而師生和管理人員也因此有機會能擁有更好的技術和數位工具來提高參與度、效率和成果。
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