記者張辰卿/台北報導
不知道你有沒有過這種經驗，台上的人準備進行報告時，簡報一打開整個版面格式都亂了，為什麼會這樣？其實在日常生活中常會發現Word、PowerPoint等文書處理軟體在自己的電腦上版面都呈現正常，但到了別的電腦格式就會亂掉，原因可能是因為這兩台電腦版本不同，我的是Mac系統，你的是Windows系統，所以你的檔案在我的電腦上打開就會出現跑版的情形。
為了避免這種窘境發生，在完成檔案編輯後，大家都會習慣存為PDF檔，不管是學生交作業、教授課堂簡報、會議方案報告都能呈現最正確的格式。
▲慎選工具，避免造成資料外洩的風險。(圖/業者提供)
PDF檔案的最大好處在於，會將原檔內的文字、表格、圖片都嵌入在檔案中，並且支援多個電腦版本，因此就算同個檔案在不同電腦中開啟，也不再有跑版的問題出現。且不僅文件能轉檔， 圖片轉PDF 也沒問題，設計師將圖檔轉為PDF後不僅版面不會走調，更能避免其他人在檢視的過程中不小心移動到圖片內容。
正因為PDF的好處是將檔案的內容都嵌入，因此無法輕易在檔案中進行修改，PDF編輯與 PDF轉檔 也變成使用者們最大的問題，想要修改內容卻沒有原檔也無法直接編輯，難道PDF真的不能直接編輯或再轉回原檔嗎？
如果是一般的PDF檔確實無法輕易轉為原檔，這也是PDF檔案會成為現代電腦文書趨勢的原因，許多線上論文、電子簽約文件、加密檔案都會使用PDF檔，除了上述提到的維持版面與支持不同電腦版本外，也是為了避免被盜用或輕易遭他人修改，更可以確保檔案的原創性。
當然，若想要直接修改PDF檔案或是轉回原始檔並不是真的沒有辦法，但這時候你會需要一個「PDF編輯器」來協助你，需要原檔案的人可以直接轉回原檔，想要更有效率編輯內容的人，可以透過編輯器直接進行頁面編輯；除了以上這兩種功能之外，我們常看到企業文件與學術論文上的 浮水印，也是可以利用編輯器製作的，基本上浮水印就像標籤，不僅能保護原著的版權，也可防止被有心人士竊取。
每個PDF編輯器功能都不同，包含加密文件功能、多個 PDF檔案合併、 PDF壓縮、多種閱讀模式、另存合併副本防止檔案遭編輯等等，使用者可以依據自己的需求，尋找適合的編輯器。要注意的是，雖然網路上有許多PDF編輯器工具提供免費使用，但一定要慎選工具，或是盡量不要用來處理重要的資料檔案，以避免造成資料外洩的風險。