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存證信函怎麼寫?律師教你用六個重點來保障自己的權利!

威傳媒/威傳媒Max 2022.11.29 11:36

(鴻安法律事務所吳于安律師 撰)​

前言

相信「存證信函」這個名詞大家都不陌生,但是聽過不代表真的完全了解其中的涵義。以下用六個重點來教大家搞懂存證信函到底是什麼,以及該怎麼使用存證信函來保障自己的權益,希望大家看完會更了解存證信函一點。

一、存證信函是什麼?

首先,存證信函是一種【告知、並留存證據】的文書資料。

應該不少人有聽過,當有各種糾紛發生、或是即將要發生的時候,往往都會聽見說要寄存證信函給對方、或是被人說等著收存證信函的方式,為什麼會有這種情形呢?

根據《郵件處理規則》第34條第1項規定:

「掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。」

因為存證信函必須由郵局掛號寄出,所以這是一種【證明】的證據。而且寄件人、收件人、以及郵局都會各擁有一份。這樣的目的是為了:日後如果真的有訴訟行為產生,這份存證信函可以用來當作【已盡告知義務】的正式通知。

有了正式的通知,在訴訟過程中,才有能夠當作證據,證明說當初真的有發過這份通知,並不只是空口說白話。

二、存證信函該怎麼寫?

大致了解什麼是存證信函後,接著要來告訴大家,存證信函到底該怎麼寫,才能達到我們想要的結果?

但是在這裡要先說明一件事,存證信函其實是一個「意思表示」的傳達。

2.1存證信函填寫範例
這邊簡單舉個存證信函的填寫範例,假設A借了錢給B,並且約定一個月後還錢,但是B遲遲未還款,那麼A可以寄存證信函給B,要求B還款,上面通常要闡述:

1.有借錢的事實,比如詳述在什麼時間點約定借錢、並約好什麼時間點還錢,或提出確切的借款日期。
2.請B在限定日期內還款。
3.如逾期還是沒有還款的話,之後會採取的相關法律行為。

2.2存證信函撰寫重點
其實存證信函的寫法並沒有制式規定,所以總結來說,我們暫且分為三大類,即:

(1)第一段先說明事情的經過是什麼,論述一下寄件者為什麼要寄這封存證信函。
(2)說完了來由,就要說希望收件人採取什麼行動,畢竟會寄出存證信函,就是要收件人做點什麼行動,總不會平白無故寄出一封存證信函。
(3)最後一段寫上如果收件人沒有如期行動,寄件人會採取什麼措施,

存證信函要這麼寫的原因是,日後如若走上訴訟程序,到時候這份存證信函就可以當作是【曾經的催告文件】,當B謊稱沒有收到、或是根本不清楚時,可以用來證明A向B催討債務並不是突如其來的行為。

各位注意到了嗎?

存證信函可以當作是【我向你通知,並且催促你還款】的證明

所以存證信函能幫助我們的最大功能就是【把我要說的話,證明我已經明確地告知給收件人了】

因此,舉凡是要:告知、催告、解除或終止契約、傳達時效、或作為證明之用,都可以用存證信函來當作通知及證明的文件。

三、存證信函有格式嗎?

如果是存證信函撰寫『內容』的格式,就如同前段提過的,並無規範。

如果是存證信函『紙張規定』的格式,就有所規範了,如果是手寫的民眾,請向郵局櫃台購買存證信函專用紙,或是直接到中華郵政的網站下載格式檔案,並將文字打進格式檔案內。

不過格式檔案有撰寫上的不方便,若是有這方面需求的大家,可以搜尋「存證信函產生器」,可以快速生成對的格式。

四、存證信函怎麼寄?

4.1確認是否有簽章
存證信函都寫好了以後,就是到了把存證信函寄出去的環節,這邊提醒大家,右上角的地方一定要簽名或蓋章!

若整份存證信函不只一頁,要記得騎縫章也要蓋喔。

4.2確認份數是否足夠
在第一段的時候說過,存證信函是寄件人、收件人、郵局都會各擁有一份的函件,但是有時候不會只寄給一個收件人,如果收件人有三位,那麼就要記得準備三位收件人的、自己留存的、以及郵局這邊留存的,總共五份存證信函喔。

另外,有人會覺得「我自己留的那一份,我電腦有檔案,不需要再印出來沒關係」,這樣的想法大錯特錯喔!

寄件人自己的那一份,也需要經由郵局櫃檯蓋上戳章、貼上貼紙才是正確程序喔!

五、收件人拒收存證信函該怎麼辦

前面洋洋灑灑說了那麼多,那如果收件人不管用什麼方法,就是拒收這份存證信函的話,該怎麼辦呢?

如果情況允許的話,通訊地址及戶籍地址可以考慮同時寄送,如果都被拒收的話,退回的信件建議留存,上面會有郵務員勾選的退回理由,這也是一種證據,當證明當初的確有送出的事實。

5.1收到存證信函不回應會怎麼樣嗎?
如果不是拒收,而是收了存證信函之後不當一回事,不論是收件人認定這是詐騙,或是覺得存證信函上面說的不是事實,沒有必要回應的話,其實是有可能會演變成更大的問題的。

若存證信函內容所載是事實,那收件人收到後還不回應,豈不是證實了寄件人說的都是真的,日後訴訟他會更佔上風來要求索賠。

若存證信函的內容不是事實,那收件人不為自己辯駁,或覺得根本沒有必要回應的話,有時候會給人一種『這是默認的意思』的感覺。

所以若收到存證信函,不論如何還是建議適當地回復,如果有覺得不知道該怎麼回應比較好,但還是想把事情圓滿解決,歡迎與我們聯繫,讓律師幫您一起解決可能是個煩心的問題。

六、存證信函有時效嗎?

雖然說寄出的存證信函郵局會留存一份,但是郵局留存的時間是會到期的喔!

《郵件處理規則》第34條第2項規定:

「存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。」

從寄信那天開始算,郵局會保留三年,也就是說,不論是為了什麼緣由致使寄件人寫存證信函,都要在三年內做出後續行動,否則存證信函若是被銷毀,就失去「存證」意義,要重來一遍了。

吳于安律師小叮嚀:
存證信函雖然是很常見的一種表達方式,但是寫得好跟寫得不好,造成的後續結果可能會不一樣。如果大家有什麼問題想要解決,卻不知道怎麼樣開始比較好的話,歡迎與我們聯絡,不要白白錯過時機,而損失了自己的權益喔!

吳宇安律師表示,存證信函雖然是很常見的一種表達方式,但是寫得好跟寫得不好,造成的後續結果可能會不一樣
吳宇安律師表示,存證信函雖然是很常見的一種表達方式,但是寫得好跟寫得不好,造成的後續結果可能會不一樣

吳于安律師
吳于安律師

簡介:
服務超過100種產業、250間公司(包括上市櫃公司及數十間年營收破億之公司),也是各大協會、學會、公會等特聘法律顧問及講師,對於民事、刑事及行政爭訟案件都有豐富的實戰經驗。

客戶包括上市上櫃公司、加盟連鎖餐飲業、各類診所、室內/平面設計業、禮贈品業、文創業、廣告業、不動產仲介業、包租代管業、物業公司、保全公司、人力仲介、旅行社、工程業、生物科技業、花藝業、聯誼業、美容紋繡醫美業、資訊工程業、社區管理委員會等。

經歷:
鴻安法律事務所 所長兼主持律師
中華民國合格專利代理人
BNI三金質獎章會員
台北、新北、士林法律扶助基金會 扶助律師
台北市政府&中正區&文山區公所諮詢律師
中華影音行銷協會 理事兼顧問律師
台灣全球消費者權益保護協會 顧問律師
崔媽媽基金會 公益律師
中華民國人力仲介協會 顧問律師
醫學紋飾專業委員會 顧問律師
台灣植牙聯盟醫學會顧問律師
亞太微整形暨醫學紋飾美容協會 聯合發起人暨理事
台海兩岸影視文創交流協會 顧問律師
中華台陽物管總體互助協會 顧問律師
社團法人台灣健康服務協會 常務監事

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服務專線:02-2388-2839
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事務所網站:鴻安法律事務所(https://www.honganlaw.com.tw/)

(資料來源:WinNews-威傳媒)

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