(鴻安法律事務所吳于安律師 撰)
前言
相信「存證信函」這個名詞大家都不陌生，但是聽過不代表真的完全了解其中的涵義。以下用六個重點來教大家搞懂存證信函到底是什麼，以及該怎麼使用存證信函來保障自己的權益，希望大家看完會更了解存證信函一點。
一、存證信函是什麼？
首先，存證信函是一種【告知、並留存證據】的文書資料。
應該不少人有聽過，當有各種糾紛發生、或是即將要發生的時候，往往都會聽見說要寄存證信函給對方、或是被人說等著收存證信函的方式，為什麼會有這種情形呢？
根據《郵件處理規則》第34條第1項規定：
「掛號信函交寄時，加付存證相關資費，依中華郵政公司規定方式繕寫，以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者，為存證信函。」
因為存證信函必須由郵局掛號寄出，所以這是一種【證明】的證據。而且寄件人、收件人、以及郵局都會各擁有一份。這樣的目的是為了：日後如果真的有訴訟行為產生，這份存證信函可以用來當作【已盡告知義務】的正式通知。
有了正式的通知，在訴訟過程中，才有能夠當作證據，證明說當初真的有發過這份通知，並不只是空口說白話。
二、存證信函該怎麼寫？
大致了解什麼是存證信函後，接著要來告訴大家，存證信函到底該怎麼寫，才能達到我們想要的結果？
但是在這裡要先說明一件事，存證信函其實是一個「意思表示」的傳達。
2.1存證信函填寫範例
這邊簡單舉個存證信函的填寫範例，假設A借了錢給B，並且約定一個月後還錢，但是B遲遲未還款，那麼A可以寄存證信函給B，要求B還款，上面通常要闡述：
1.有借錢的事實，比如詳述在什麼時間點約定借錢、並約好什麼時間點還錢，或提出確切的借款日期。
2.請B在限定日期內還款。
3.如逾期還是沒有還款的話，之後會採取的相關法律行為。
2.2存證信函撰寫重點
其實存證信函的寫法並沒有制式規定，所以總結來說，我們暫且分為三大類，即：
(1)第一段先說明事情的經過是什麼，論述一下寄件者為什麼要寄這封存證信函。
(2)說完了來由，就要說希望收件人採取什麼行動，畢竟會寄出存證信函，就是要收件人做點什麼行動，總不會平白無故寄出一封存證信函。
(3)最後一段寫上如果收件人沒有如期行動，寄件人會採取什麼措施，
存證信函要這麼寫的原因是，日後如若走上訴訟程序，到時候這份存證信函就可以當作是【曾經的催告文件】，當B謊稱沒有收到、或是根本不清楚時，可以用來證明A向B催討債務並不是突如其來的行為。
各位注意到了嗎？
存證信函可以當作是【我向你通知，並且催促你還款】的證明
所以存證信函能幫助我們的最大功能就是【把我要說的話，證明我已經明確地告知給收件人了】
因此，舉凡是要：告知、催告、解除或終止契約、傳達時效、或作為證明之用，都可以用存證信函來當作通知及證明的文件。
三、存證信函有格式嗎？
如果是存證信函撰寫『內容』的格式，就如同前段提過的，並無規範。
如果是存證信函『紙張規定』的格式，就有所規範了，如果是手寫的民眾，請向郵局櫃台購買存證信函專用紙，或是直接到中華郵政的網站下載格式檔案，並將文字打進格式檔案內。
不過格式檔案有撰寫上的不方便，若是有這方面需求的大家，可以搜尋「存證信函產生器」，可以快速生成對的格式。
四、存證信函怎麼寄？
4.1確認是否有簽章
存證信函都寫好了以後，就是到了把存證信函寄出去的環節，這邊提醒大家，右上角的地方一定要簽名或蓋章！
若整份存證信函不只一頁，要記得騎縫章也要蓋喔。
4.2確認份數是否足夠
在第一段的時候說過，存證信函是寄件人、收件人、郵局都會各擁有一份的函件，但是有時候不會只寄給一個收件人，如果收件人有三位，那麼就要記得準備三位收件人的、自己留存的、以及郵局這邊留存的，總共五份存證信函喔。
另外，有人會覺得「我自己留的那一份，我電腦有檔案，不需要再印出來沒關係」，這樣的想法大錯特錯喔！
寄件人自己的那一份，也需要經由郵局櫃檯蓋上戳章、貼上貼紙才是正確程序喔！
五、收件人拒收存證信函該怎麼辦
前面洋洋灑灑說了那麼多，那如果收件人不管用什麼方法，就是拒收這份存證信函的話，該怎麼辦呢？
如果情況允許的話，通訊地址及戶籍地址可以考慮同時寄送，如果都被拒收的話，退回的信件建議留存，上面會有郵務員勾選的退回理由，這也是一種證據，當證明當初的確有送出的事實。
5.1收到存證信函不回應會怎麼樣嗎？
如果不是拒收，而是收了存證信函之後不當一回事，不論是收件人認定這是詐騙，或是覺得存證信函上面說的不是事實，沒有必要回應的話，其實是有可能會演變成更大的問題的。
若存證信函內容所載是事實，那收件人收到後還不回應，豈不是證實了寄件人說的都是真的，日後訴訟他會更佔上風來要求索賠。
若存證信函的內容不是事實，那收件人不為自己辯駁，或覺得根本沒有必要回應的話，有時候會給人一種『這是默認的意思』的感覺。
所以若收到存證信函，不論如何還是建議適當地回復，如果有覺得不知道該怎麼回應比較好，但還是想把事情圓滿解決，歡迎與我們聯繫，讓律師幫您一起解決可能是個煩心的問題。
六、存證信函有時效嗎？
雖然說寄出的存證信函郵局會留存一份，但是郵局留存的時間是會到期的喔！
《郵件處理規則》第34條第2項規定：
「存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。」
從寄信那天開始算，郵局會保留三年，也就是說，不論是為了什麼緣由致使寄件人寫存證信函，都要在三年內做出後續行動，否則存證信函若是被銷毀，就失去「存證」意義，要重來一遍了。
吳于安律師小叮嚀：
存證信函雖然是很常見的一種表達方式，但是寫得好跟寫得不好，造成的後續結果可能會不一樣。如果大家有什麼問題想要解決，卻不知道怎麼樣開始比較好的話，歡迎與我們聯絡，不要白白錯過時機，而損失了自己的權益喔！
簡介:
服務超過100種產業、250間公司(包括上市櫃公司及數十間年營收破億之公司)，也是各大協會、學會、公會等特聘法律顧問及講師，對於民事、刑事及行政爭訟案件都有豐富的實戰經驗。
客戶包括上市上櫃公司、加盟連鎖餐飲業、各類診所、室內/平面設計業、禮贈品業、文創業、廣告業、不動產仲介業、包租代管業、物業公司、保全公司、人力仲介、旅行社、工程業、生物科技業、花藝業、聯誼業、美容紋繡醫美業、資訊工程業、社區管理委員會等。
經歷:
鴻安法律事務所 所長兼主持律師
中華民國合格專利代理人
BNI三金質獎章會員
台北、新北、士林法律扶助基金會 扶助律師
台北市政府&中正區&文山區公所諮詢律師
中華影音行銷協會 理事兼顧問律師
台灣全球消費者權益保護協會 顧問律師
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中華民國人力仲介協會 顧問律師
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(資料來源：威傳媒新聞-WinNews)
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