窮忙、瞎忙，你是否也不小心將時間和精力都投入在小事之上。輔導對象遍及全球各大企業的組織心理學家曾娜．艾芙瑞特（Zena Everett），在《瘋狂忙碌拯救法》中以羚羊和田鼠為喻，強調「抓大放小」的重要性，汰除耗費時間的小事，專注於有產值的優先項目，才能提高生產力，為自己爭取時間。以下為原書摘文：
- 你是不是把一整天的時間都花在處理小事上？
- 做完待辦事項清單上的項目後劃掉是否會讓你覺得很興奮？
- 你是否比較擔心還沒完成的事，而不是因為做完的事而開心？
人天生就被設定成要忙東忙西，動物世界裡的其他生物則不然。我養的狗吃完飯、散個步，然後又開開心心打個盹，牠不會為了要找事做而在家裡四周走來走去，到處嗅來嗅去。反之，人類很愛忙碌之後大腦釋出的多巴胺，把待辦事項清單上的項目做完後勾掉，會讓人心情愉悅。我們因此瘋狂忙著小事情，把清單和日子填得滿滿的，但這些並不會帶領我們前進。多數人都被收件匣裡的小事牽著走，這些小事最後變成了我們每天的待辦事項。
羚羊／田鼠的比喻不是我想出來的，但我好愛。獅子懶得去追逐田鼠或是身邊轉頭就看得到的小東西。獵殺這些小動物能吃進來的熱量，根本不足以彌補看到獵物、跳起來、追逐、獵殺、消化、帶著驕傲分享獵物等等行動所需耗費的精力，牠們會滅絕。牠們反而會把時間花在追逐羚羊，以求大吃一頓。在兩頓大餐之間的空檔，牠們就放輕鬆，重新尋找獵物。
你是把時間花在羚羊身上（我是指優先要務、改變賽局的因素），還是花在容易捕獲的小田鼠身上，讓你忙裡忙外、分心分神，但又增添不了太多價值？後者正是瘋狂忙碌的精髓。
人和獅子的不同之處，在於我們可以安排何時獵捕羚羊，當我們需要挪出一大段時間時，這一點尤其有用。
可以的話，請提早1星期做規畫，或者，你也可以在每天一早時自問：「我今天一定要完成的工作是什麼？」我們習慣把目標放在3件事上，但我認為只聚焦在一件最重要的任務上就夠了，如果你能多做，那就算賺到了。要對自己仁慈一點，期望要實際。
我們可能高估了做完小事需要的時間（難以啟齒卻事關重要的對話可能只需要兩分鐘），同樣地，也低估了從無到有創造出成果要耗費的時間。
以下是我設計用來安排與完成優先要務的流程，可以消除拖延症發作。先找到優先要務（羚羊），然後把你要做這件事情的時間圈出來。
延伸閱讀：
別再為瞎忙加班！心理學家教你「這樣算」揪出時間浪費在哪
優先要務（priority）
這是指你要知道必須先做完的是哪一件事？估計完成這項任務所需的時間。如果你之前沒做過，那你能否請做過的人幫個忙，讓你能有個合理的估值？多數人不會去算要花多少時間才能完成所有工作。還記得帕金森定律（Parkinson's Law）嗎？這條定律說：人會一直增加工作，直到填滿所有可用的時間。如果我們任由自己花太多時間瞎忙，就會把重要的事拖延到最後一刻才做。如果我們低估所需的時間，就會錯過期限，讓之後要接手的人壓力大增。追蹤花掉多少時間可以讓你拿回掌控力，做好職務上該做的工作。
嵌入目標（insert）
這是指要堅持完成行事曆上的任務：養成習慣，用這種方法來分配你執行任務的時間，不要以例行工作為主，反而把優先要務塞在空檔裡。行事曆上應該排滿的是該做的任務，而非會議！在行事曆上挪出時段，如果你需要在不被打擾的狀況下完成工作，也可以安排另一個地點。先問問看最可能要你處理突發意外（那些說「我可不可以拜託你⋯⋯」）的人有沒有什麼事需要你幫忙，在你結束這個時段之後，也許可以再問一次。你可以選擇要不要告知他們有一段時間不在，以及為什麼不在，你消失1、2個鐘頭，天也不會塌下來。
鐵石心腸（mean）
這是指要一心一意去做你的任務：堅守你的優先要務能強化你的事業，也能大大提升你的身心福祉。回絕任何希望你替他們做其他事的人。別人可能會覺得你有點無情；你先顧自己的工作、不去討好他人，會讓別人覺得你很自私（這很荒謬）。如果在這段期間內有誰急需要你，那一定都是因為他們自己製造的混亂、以及他們預期你會拋下一切出手幫忙（這是你造成的）。你要讓他們習慣以更井井有條、規畫得宜的方式工作。你可以用比較圓滑的態度來做，比方說「我注意到你常常希望我在很短的時間內提供資料，也許我們每天早上可以很快地想一下，看看你今天會需要什麼，我也可以花多一點時間準備好材料交給你。」
設定提示（prompt）
這是指你可以設定一個觸發機制以啟動PIMP時段：這個習慣讓一切大不同。訓練自己養成紀律，在某個明確的時間點停下手邊的工作，準時收工，然後自動轉向優先要務。提示可能是鬧鐘，也可能是某個事件之後，比方說開完會後。你總是會有點什麼事要做，你可以計畫在PIMP時段結束之後去做。不要因為電子郵件或是聊天打斷，要堅守計畫。這是好的個人助理能出力的地方。如果可以的話，請遠離辦公桌，或者至少關掉各種通知、把電話收起來，然後開始動作。
找1個星期試試看這套流程，看看這對於你的產出結果有何影響，有沒有讓你覺得非常愉快。
可以的話，以1天挪出90或120分鐘的PIMP時段為目標，理想的情況下應該會進入「心流境界」，這正是生產力的聖杯。
延伸閱讀：
1天工作量其實1小時就能完成！專家揭頂尖人士「高效率秘密」
（本文摘自／瘋狂忙碌拯救法：專門獻給那些忙到沒時間看生產力書籍的讀者！／大塊文化）