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後疫情時代混合式辦公成為趨勢,擁抱彈性工作家庭兩不誤

爽爆新聞網/ 2021.10.22 09:36

美通社

「2021居家辦公對職場工作和生活影響研究分享會」企業分享十年居家辦公發展路徑;公司上下共體時艱,翻轉危機;員工第一,相互扶持,結伴前行

美由得人資源整合有限公司簡稱得人主辦的「2021居家辦公對職場工作及生活影響研究分享會」發佈在地研究成果和企業實戰經驗,探討三級警戒下,居家辦公對自我效能、工作型態和生活方式的影響。

得人社企攜手企業和學界探索居家辦公對職場工作和生活影響,掌握疫後混合式辦公趨勢,擁抱彈性工作和多元包容,強化企業和專業經理人的彈性和韌性,迎向工作生活整合的美好未來。由左到右:IBM台灣人資長李欣翰、前尼爾森行銷顧問公司專案研究處副總監黃志鵬、得人資源整合有限公司創辦人蔡淯鈴、亞洲大學心理系副教授李志鴻、雲朗觀光集團人力資源處資深專案經理王福寧、全球人壽人資長吳惠玲。
得人社企攜手企業和學界探索居家辦公對職場工作和生活影響,掌握疫後混合式辦公趨勢,擁抱彈性工作和多元包容,強化企業和專業經理人的彈性和韌性,迎向工作生活整合的美好未來。由左到右:IBM台灣人資長李欣翰、前尼爾森行銷顧問公司專案研究處副總監黃志鵬、得人資源整合有限公司創辦人蔡淯鈴、亞洲大學心理系副教授李志鴻、雲朗觀光集團人力資源處資深專案經理王福寧、全球人壽人資長吳惠玲。

近5年來,得人投身工作生活平衡領域,倡議職場的彈性和友善,為企業和工作者提供解決方案。今年5月中旬突如其來的三級警戒,台灣展開一場前所未有的職場實驗。得人發起居家辦公研究,紀錄這個難得際遇為台灣留下的珍貴資產,誠盼促成社會各界的了解和對話,掌握趨勢,超前部署,在後疫情時代,找到更多共識和前進的方向。

得人創辦人蔡淯鈴女士表示:透過調查,我們看到,疫情前,66.5%的人完全在辦公室辦公;但初體驗之後,在後疫情時代,只剩下36%的人傾向完全在辦公室辦公;高達49%的人傾向混合式辦公的工作型態。52.9%的企業表示,此次最大的改變是能接受居家辦公和彈性工作了。58.3%的人表示增進了親子關係,主因是有更多時間陪伴小孩。33%的人表示增進了伴侶關係。我們看到,只要能讓同仁把工作生活的界線劃分好,一個妥善的混合式辦公計畫,能夠增加企業經營的彈性、員工的家庭幸福。這是永續發展,能夠增加企業競爭力和應變力,也增進人民幸福感,更是解決高齡化、少子化困境的好方法。這是三級警戒帶給台灣社會的意外收穫。

身為本研究質化調查的專家代表,亞洲大學心理系李志鴻副教授提出他的觀察:三級警戒,居家辦公,老闆的管理哲學成為一個非常敏感的話題,處理得當,才能建立勞資信任。解除了員工的後顧之憂,大家對彈性的接受度提高了。工作彈性化,居家辦公的工作設計也需要得到關注。公司治理會從過程導向,走向結果導向;績效評估將從有沒有好好做,轉變成有沒有做得好。疫後,從工作共享和替代的角度,有更多的做法,可望增加非典型的工作機會。疫情下,大家或多或少參與了組織或部門的緊急應變運作,是組織轉型的好機會。

李志鴻副教授說:「疫情洗禮下,在歷經了疫情這麼大的變故後,有的人重新認識自己,重新認識自己的人際關係,以及自己所處的世界。不管主管或員工,從對居家辦公的抗拒到適應,如何安排自己的生活節奏,都是員工協助方案Employee Assistance Program,EAP可以研究的課題。」

IBM 公司在世界各國營運;歷經十多年、三階段的演進,多數員工早就習慣遠距工作模式。台灣 IBM 公司人資長李欣翰表示,「IBM 推動遠距工作的第一階段,強調尊重、企業文化和方法;第二階段強調共創、授權和賦權;第三階段著重於發展敏捷團隊。遠距工作最困難、但也是最重要的部份,在於尊重個人、接受文化差異、塑造組織文化等軟性思維。其中的關鍵在於管理層要調整心態:主管學習授權,建立新型態的管理機制,以及在新的工作模式下設定工作目標。賦權和授權是希望員工了解目前的工作重點和未來方向,以及該防範的風險是什麼,而非事無鉅細都需要主管的審核與批准。如果主管仍然習慣於員工每天在跟前、看不到員工就沒有安全感、或是員工必須通過主管的稽核才採取行動,就不可能實現有效、敏捷的遠距工作模式。」

李欣翰進一步說明:「IBM 建議台灣企業主與經理人,積極協助員工提升工作的自發性。當員工能妥善地連結個人的工作與組織的目標,就會產生自發的工作動力。IBM 的內部調查顯示,當主管給予員工更多的彈性而非控管時,員工的滿意度和產能不降反升;當 IBM 實施遠距工作模式之後,員工的敬業度、工作效率、甚至對自己兼顧工作生活的認知與感受,都提升了將近7%。」IBM 推動遠距辦公「十年磨一劍」,設計的出發點與實踐而得的經驗,值得國內企業參考。

疫情衝擊下,飯店業是海嘯第一排的受災戶,但危機也孵化出轉機。雲朗觀光集團人力資源處資深專案經理王福寧分享疫情下突圍的策略:「首先,主管意識到要改變管理員工的習慣與態度。有些主管會害怕失去掌控權,其實,員工是否9點準時上班、上班時數、休息頻率等,和工作表現不一定成正比。遠端上班讓公司對員工績表現評價回歸到最後的工作結果和績效,甚至排除了干擾因素之後,還能提高生產力。其次,疫情加速了數位轉型及改革的步伐。這一波疫情重擊必須面對面服務的餐飲和住宿業,也加速了我們改變的步調。餐飲部同仁不但立刻推出雲朗選物平台餐點外送外賣,得到很好的業績。更首創客製化線上婚宴,不但所有婚禮儀式都可以讓賓客線上參與,還能將婚禮菜色、酒水和喜餅都送到個別賓客家中,可以同時享用。把實體婚禮內容百分百轉為線上,在疫情下既有儀式感,又能節省七成費用,還可以適用在社團及朋友的聚會和派對上。」

王福寧強調:疫情下,反而讓我們看到每個行業都有合作的可能性。觀光飯店過去彼此競爭,很少合作。2020年3、4月,雲朗觀光集團和老爺、凱撒合作推出通用券第一階段各家老闆自掏腰包,讓員工可到三家三大飯店集團旗下約共30幾家旅館住宿,彼此觀摩,也讓沉寂已久的飯店活絡起來,對於提振士氣有很大的幫助;第二階段,我們把通用券推廣到公司福委會,成功創造不錯的業績。甚至,三家飯店集團也開始做共同採購。因為疫情,讓大家走在一起,這是一個很棒的體驗,同業結盟具有劃時代的意義。

「未來的世界,包括飯店和各個行業,將會走向兩極化發展:一端是積極應用新科技,包括AI、機器人、大數據;另一端,則是跟人的溫度有關,有故事性的。這兩端的市場需求會越來越大。如何在兩者間取得均衡發展,是相當值得我們運用巧思去設計的。」王福寧補充道。

全球人壽人資長吳惠玲指出:「在因為愛,責任在的品牌理念之下,面對疫情,同仁第一的堅持和作為就是我們結伴同行,安度難關的保證。」

今年疫情發展兇猛超乎預期,當傳出確診人數暴增、學生停止到校上課、人員染疫職場關閉的消息,全球人壽原訂的各項計畫必須立即修正調整,居家辦公人數由原訂的10%一路調整到75%。一開始調增居家辦公人數時有不少聲音,居家辦公真的可以如常運作?遠端連線辦公紙本作業如何克服?要如何符合資安規範?工作效率如何維持?在一片不安、不確定的氛圍下,全球人壽很快就定調「同仁健康安全第一」,業務產能及效率為次要考量。不斷與內外勤人員溝通:居家辦公雖然有些不便,但是重要且有效的防疫措施。疫情期間隨時注意指揮中心訊息,即時啟動內部疫調系統,匡列有接觸風險人員安排居家辦公,提供居家快篩試劑檢測及諮詢協助。對於合作夥伴的派遣人員及廠商駐點人員都一視同仁辦理。

在家工作對大多數全球人壽的同仁來說,都是第一次。實體會議訓練暫停改為線上,同時運用數位學習資源,熟悉遠距工資指引及設備,加速數位轉型。各部門每週增加線上部門會議頻率,增加團隊成員的線上互動與溝通,敦請主管多關懷部屬工作狀況,並且即時反應居家辦公遇到的問題。疫情期間公司的健身房關閉,運動指導員也轉為居家辦公,發揮創意錄製了一系列運動健身影片,透過主管和防疫群組傳達給同仁,宅在家也要運動,提升免疫力。

三級警戒期間全球人壽也調整了業務策略。客戶面對面約訪不易,業務員隨即調整改由電話或線上服務。公司更推出遠距投保方案,即使客戶無法親晤親簽,也能進行業務招攬。疫情嚴重衝擊民生經濟,面臨非自願性減薪、放無薪假、甚至失業,全球人壽響應主管機關政策,推出「保單借款紓困優惠利率專案」,藉此減緩保戶疫情期間的經濟壓力。

全球人壽原訂5月到6月攜手台科大舉辦偏鄉學校公益講座,不因疫情而取消。跨部門16位同仁擔任志工老師,在居家辦公期間接力和金山高中同學進行遠距線上課程,分享人生經驗與學習歷程,為未來職涯選擇奠定方向,疫情下持續社會關懷。「窮則變,變則通」,疫情危機下見證了轉變的契機。

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