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微軟升級Microsoft Teams會議室 更靈活辦公兼具工作效率與身心健康

爽爆新聞網/ 2021.06.19 10:09

【記者羅蔚舟/竹科報導】
受到疫情的影響、世界各地許多原本坐在辦公室裡人們開始了遠距工作。微軟相信混合辦公將更趨普及而成為新常態,企業領導者們必須重新定義組織架構,建立一個人員 (People)、場域 (Places)、以及流程 (Processes) 上的嶄新工作模式。微軟全新發表混合辦公的未來會談,作為企業參考的指南,宣佈 Microsoft Teams 諸多全新功能,包括 Microsoft Teams 會議室、Fluid,幫助組織及員工更好的執行混合辦公,並在 Microsoft Teams 上打造了 Microsoft Viva —整合性員工體驗平台,幫助組織成員找到管理時間、在工作流程中保持身心健康的方法。

▲Microsoft Teams 介面升級,打造無隔閡且富有互動性的會議體驗。(圖/台灣微軟提供)

█Microsoft Teams 會議室升級介面:無論身在何處都如臨辦公室現場
為提供更優質的遠距會議體驗,微軟宣布 Microsoft Teams 會議室介面的強化,為會議中每位與會者打造無隔閡且富有互動性的體驗。在今 (2021) 年內,微軟將在 Microsoft Teams 會議室中推出前排 (front row) 介面,其為更加沈浸式的會議室配置,讓與會者之間的互動更加自然、如親臨現場,拉近會議室內的與會者與遠端參與者之間的距離,提升遠端參與者在會議中的參與感。

同時,Teams 會議室將使用全新介面配置 (new video layouts) 來延展畫面空間——當沒有共享內容時,畫面將分散在多個顯示裝置上,畫面空間變大使得遠距參與者們在視覺上的存在感增強,呈現更加貼近真實的樣貌。陸續將新增更多功能在 Microsoft Teams 會議室,包括即時互動 (live reactions)、 焦點精選 (spotlight),及使用經典畫面配置時可釘選多個串流影像 (pin multiple video streams) 與使用 對話泡泡框 (chat bubble) 使遠距參與者能夠獲得均等關注。

除了畫面之外,為了讓與會者能夠清楚辨識在會議中發言的人,專為 Microsoft Teams 會議室設計的 Teams 智慧語音裝置使用微軟的語音辨識技術來識別會議室內的人,並將名稱記載於會議逐字稿上,參與者便能專注在對談上而不是埋頭筆記,而未能與會者也能夠在會議結束後查看談話記錄。

同時,微軟也發表 Teams 會議室中全新的 Surface Hub 會議平台體驗,Surface Hub 專為團隊會議以及共同發想而設計,新一代的 Surface Hub 會議平台具備更多會議功能及操作控制——包括現代化的會議階段、 共聚模式 (Together Mode) 場景,以及 PowerPoint Live 功能為每一位與會者打造共享空間以進行協作,經由簡報翻譯讓與會者能夠使用其所選擇的語言觀看簡報,全新的畫筆 (inking) 體驗讓使用者可在簡報時進行加註,或使用虛擬雷射筆吸引大家的注意力等。如今 PowerPoint Live 及動態視窗 (Dynamic view) 可在行動裝置上使用,iOS 上已經可以自訂背景,而 Android 上也即將推出此功能。

▲Microsoft 帶來 Viva Insights,關注混合辦公下員工的身心健康,提供適當的休息與放鬆時光。(圖/台灣微軟提供)

█生活平衡:不只提升遠距協作效率與體驗 Teams 更關注混合辦公下員工的身心健康
微軟於今年三月公佈的工作趨勢指數 (Work Trend Index) 報告指出,與過去一年相比,Microsoft Teams 的使用者平均每人每週多傳送了 45% 的聊天訊息,每週會議時間增加了 148%。然而,效率提升也伴隨更容易感到「會議疲勞」(meeting fatigue) 與「數位超載」(digital overload) ,當混合辦公成為趨勢,員工身心健康受到新的挑戰,企業將不可忽視。

因此,微軟在 Microsoft Teams 上打造了 Microsoft Viva —整合性員工體驗平台,其中的 Viva Insights 將提供來自 Headspace 中一系列縝密安排的引導冥想與內觀練習,幫助使用者踏實地開始每一天、在大型的簡報之前放鬆,或者在一天的工作結束時脫離工作狀態。

以 Viva Insights 原有的每日專注時間排程功能為基礎,微軟也將推出全新專注模式 (Focus Mode)。員工可透過關閉 Microsoft Teams 的通知讓專心工作時不受打擾,並使用 Headspace 的專注音樂及計時器來排定規律休息時間。另外,遠端工作消弭了工作與生活在空間上的分界,導致非工作時間的談話增加,無時無刻都處在工作狀態的感覺隨之而來。微軟希望幫助使用者達到工作與生活的平衡,並保障員工個人的時間。Viva Insights 也將推出設定勿擾模式 (Quiet Time) 功能,在非工作時間關閉 Outlook 與 Teams 的通知,讓員工依照個人的想法劃分工作與休息時間,行動版的使用者也將可使用此功能。

▲Microsoft Teams 新增更多 Fluid 擴充功能,讓 Teams 及 Office 間的協作更直覺流暢(圖/台灣微軟提供)

█Microsoft Teams推出全新 Fluid 更多功能組合讓協作流暢不間斷
Microsoft Teams 新增 Fluid ——為一系列針對 Teams、OneNote 及 Outlook 等程式中擴充的更多功能組合,讓 Teams 及 Office 應用程式間的同步與非同步協作變得更直覺、更流暢。例如讓組織成員更加方便地在 Teams 會議中共同創建議程、加註筆記及分派任務,並在需要時隨時查看重要內容;也可透過電子郵件或行事曆與 Outlook 協同運用,使得跨應用程式地管理議程、筆記與任務變得更簡單。

面對疫情帶起的混合辦公需求,微軟除了透過先前推出「與台灣,再一起」平台引領企業佈局混合辦公模式、提升企業韌性之外,更致力於為企業組織中的每一個人提供不受時間、地點限制的辦公體驗,幫助人們在工作上達到最佳狀態,達到工作與身心的平衡。

欲瞭解更多微軟混合辦公會談的發表影片,及更多功能畫面的內容,請至 The Future of Hybrid Work官方網站( https://news.microsoft.com/june-2021-hybrid-work/ )。

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