越來越多公司努力投入企業社會責任（CSR），不少企業著重於環境永續的層面，希望能夠節約資源；無紙化辦公模式不僅能達到上述目標，從企業社會責任方面提升企業形象，亦能解決文件保存、傳送及簽署等難題，同時也能讓企業在疫情尚不明朗的時候最大程度保持業務的連續性。
以保險業與銀行業為例，無紙化跟減碳是科技化與數位化的重點；2010 年 2 月起，台灣證交所與櫃買中心訂定「上市上櫃公司企業社會責任實務守則」後，各大上櫃上市公司每年便撰寫「企業社會責任報告書」；此外，在環境永續的層面上，環保署也祭出碳足跡標籤和減碳標籤。
而過往的保險業務員被戲稱為「三袋公主」，出門就帶著要保書、商品建議書和契約變更書，但是利用 Adobe Sign 行動應用程式或者在平板上以網頁版簽署，不僅省下大量碳排放，也不怕寫錯字需要更改。如此，業務人員即可隨時開始工作，即使遭遇如疫情影響等突發狀況也可以移動或者在家辦公，無需趕著下午五點前往返辦公室遞交文件，從而保持業務的連續性。
或是企業內部開會只用一次的文件，亦可善用 Adobe Scan 行動應用程式掃描相關文件，建立 PDF 後傳送給企業各部門成員，方便同事即時討論及跟進，有助實現業務及檔案管理無紙化。
Adobe 香港及台灣區高級數位媒體技術工程顧問黃耀興（Ernest）表示：「電腦網路的發達、雲端服務的普及等科技發展，為全面無紙化辦公促成有利條件。此外無紙化辦公在技術上亦已相當成熟，電子簽名的安全性及法律效力等問題已解決。再者在很多公司嘗試讓員工居家工作的當前，更是企業開展無紙化辦公的好時機。」
對企業而言，業務及檔案管理無紙化不但能為企業節省儲存空間，更能帶來龐大的效益。根據 Adobe 在 2019 年 8 月委託 Forrester Consulting 發布的一項《Adobe Sign 的總體經濟影響》（The Total Economic Impact of Adobe Sign） 調查顯示，企業使用 Adobe Sign 可獲得 420% 的投資回報率，在三年內為企業帶來 680 萬美元的收益，並為每筆交易節省 6 美元。分析認為，電子簽署不但能節省印刷費、郵遞費，讓員工專注在更有影響力的工作。此外，無紙化亦能增加企業社會責任，對外提升企業形象、強化利害關係者對企業的觀感、增進客戶忠誠度並增加國際競爭力和市場地位，企業社會責任甚至已成為企業吸引優秀人才的因素。
除了為企業用戶提供數位文檔解決方案之外，自疫情以來， Adobe 開放了更多線上資源以供試用，有助個人用戶或者中小企業進入無紙化工作流程；如選擇登入 Adobe Acrobat 網頁版，將可免費使用部分進階工具，工作起來更加得心應手。
除了上文提到可供用戶隨時隨地使用的免費流動應用程式，Adobe 近日亦與 Google 合作，推出五個無需登入、即可通過瀏覽器使用的快捷域名，包括將各種檔案格式轉換為 PDF 的 PDF.new、將 JPG 影像轉換為 PDF 的 JPGtoPDF.new、填寫表格和簽署電子簽名的 Sign.new、壓縮 PDF 的 CompressPDF.new 以及創作專案的免費線上工具 Create.new。
若能善用以上的文檔處理小工具，誰都可隨時隨地開展工作，享受便利。同時，透過無紙辦公提升企業社會責任亦不再只是遠大目標，而是建立良好企業形象不可或缺的運作模式。
這篇文章 無紙辦公提升企業社會責任、保障業務連續性，善用 Adobe 文檔處理小工具就對了！ 最早出現於 滔新聞。