創國立大學之先 科技部經費預算變更簽核平台 成大e化一條龍

(中央社訊息服務20160815 14:33:41)面對一年承接1500件、20億元以上科技部計畫，為快速有效處理每年達4千件經費預算變更案件，成功大學率國立大學之先，整合校內軟硬體資源與設備，由研究發展處自行開發一個專屬科技部計畫的「一條龍e化經費預算變更簽核系統平台」， 6月進行上線測試，7月1日起全面啟用，原本需7、8天的經費預算變更之公文簽核流程，最快一天就搞定，不僅效能大幅提升，也達到無紙化的目的。

科技部計畫經費預算之變更，長期以來均採紙本公文再用人工傳遞，從申請到決行，需經過研發處、主計室、秘書室等3個單位約8名人員簽核，過程繁複又極為耗時，「一條龍e化經費預算變更簽核系統平台」啟用後，只要有授權、且電腦能連上網路、便能簽核，安全無慮，使案件簽核速度大幅提升。

成大研發處今天上午公布自行開發的預算變更簽核系統平台，要讓各界看見成大對基礎作業流程改進的重視以及各領域的研發能量；蘇慧貞校長致詞表示，成大承接科技部計畫案量穩定增加，經費預算變更案件一年平均4千件次，傳統的紙本公文流程頗為費時，成大領先國立大學開發e化系統，讓簽核流程更為簡便有效率，也顯現出成大對基礎作業流程環境改善的用心。成大副研發長林裕城也指出，公文簽核作業或系統流程友善，對於擴大產學合作規模是很有義意的。

主計單位管控經費預算資訊一向保守嚴謹，乃對網路資訊安全與否多所顧慮，至今台大、清大、交大等國立大學校院仍以紙本作業。而成大開發設計的「一條龍e化經費預算變更簽核系統平台」則已做到百分百的網路資訊安全，在6月1日上線，是學術界一大領先與創新。

根據成大研發處統計，7月全面上線以來至8月上旬，線上申請經費預算變更件數共486件，最快的一天就完成所有簽核流程，大部份案件在2、3天內完成，線上簽核系統的效率不僅符合預期，甚至更理想，預估未來的簽核速度會更快。

一套新的系統，最讓使用者困擾的是：需重新學習介面操作，成大自行開發的「一條龍e化經費預算變更簽核系統平台」，介面是校內使用的行政e化系統，同仁熟悉其操作，不須再重新學習。

「一條龍e化經費預算變更簽核系統平台」是一個既「聰明」又「主動」的系統，計畫主持人提出經費預算變更申請後，線上公文會依序分派至各個層級簽核人員並即時通知，落實公文傳遞無時差的效能。

對科技部計畫主持人而言，全面e化不只省時，也能透過查詢系統，隨時全盤掌握經費預算變更的項目，尤其一個計畫執行期均長達2、3年之久，許多經費預算變更案件在科技部查帳與結案時均須重新查閱核對，以往得人工一筆一筆統計，相當耗時， e化後只須藉由系統彙整便能快速取得所有資訊，不必再翻遍所有紙本資料了。

開發「一條龍e化經費預算變更簽核系統平台」，成大未假手他人、沒有增加任何人力、設備等費用，該系統平台具備好用、快速、準確又兼具資安等優點。未來也能延伸應用於成大承辦其他部會、產業的計畫，包括教育部、經濟部、衛福部、與企業的產學合作等等，逐一實現線上經費預算變更的申請簽核流程上，提升行政效率、減少紙張用量，環保愛地球。1050815

訊息來源：成功大學

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