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學習總務行政管理是成為未來領導者的條件之一

中央社/ 2012.09.11 00:00
(中央社訊息服務20120911 11:10:45)總務行政管理,無論在大公司、中小企業、政府、學校、銀行、醫院或社會團體等服務機構,在組織上都一定有『總務行政部門』這個單位設置,總務功能是負責後勤支援及服務的『幕僚』工作,總務人員如何配合企業資源與需求,協助管理、支援、整合,以達成企業經營目標。其工作內容要點包括了環境、車輛、庶務、物品文件、接待、財產、庶務採購、餐廳、警衛、集會、營繕工程、安全衛生、職工福利、宿舍、勞資關係、公關財務、股票、經營及國際庶務等各工作項目的管理,可謂是最強的後勤及支援單位。

中華人事主管協會資深講師 李朗日指出,總務部門對外代表了公司形象,總務人員服務的親切、禮儀、快速會留給客人很重要的第一印象;總務部門是企業重要幕僚或良好助理,總管行政管理的角色,上級交辦、大小事情都要做、雜務事務總管,如建廠、股票上市、股東大會、董事會、職工福利、環境及洗手間清潔等,必須把總務工作做好;總務部門是幫助企業其他各部門充分發揮其功能,

要主動的協助與服務生產、銷售、採購、財會等各部門工作,事前發現問題,解決各部門問題。

總務部門是支援及服務部門,也就是企業的『管家婆』或『總管』,總務人員的人格特質必須主動、熱忱、敬業、踏實、任勞任怨的服務精神。總務部門就像軍事單位的『聯勤總部』一樣,默默的支援服務,不計較功勞的一群『幕後英雄』;總務部門也要懂得協助企業降低成本,總務在庶務採購、營繕工程及節能減碳等工作推展,為企業節省管理費用。

李朗日提到,總務行政人員要建立正確觀念與耐力,要有誠懇、不計較、多做事、少抱怨的服務理念的精神;也需要主動積極的工作態度,總務人員的走動管理,例如每天與各部門主管、同仁溝通與協調,並利用工廠朝會和同仁請教,改進總務行政工作上的缺點,以提升各部門工作效率;要培養敬業與熱忱,總務人員要比別人早到公司、比別人晚回家的敬業態度,以及任勞任怨精神,並能接受批評與改進;當然要必備用心及責任感,行政總務人員要有熱心、用心、關心的「創心」精神。

另外也需具備溝通及協調能力,及互動互助的溝通協調精神,例如運動大會、園遊會及公司廠慶等分工合作計劃;能有良好的人際關係與國際觀,總務對外和對內建立良好人際關係,以及到其他公司參觀總務實務工作,做為總務的改善借鏡;具備創新與資訊科技的技能,推動文件、檔案、採購及財產等管理電腦化;更優秀的要整合團隊管理,總務對專案管理工作,如新建員工住宅、集會活動及餐廳外包等改善工作,應請求各部門共同參與專案計劃;最後要勇於接受挑戰與學習,觀摩友廠餐廳管理、車輛管理、財產管理、職工福利等工作改善。

李朗日提醒,學習總務行政管理是成為未來領導者的條件之一,若有志投入總務採購行政管理,可努力取得專業證照如總務、採購、安衛、消防等證照,不斷自我學習及外界進修,並參加總務研討會與座談會,以便認識同業總務行政人員相互觀摩,在職場上也可向客戶或供應商請教與學習總務行政管理,甚至至國外進修或參訪國外企業總務行政的實務做法,也要加強目前總務行政工作實務經驗,並對於人與事懂得多、看得廣,其實總務行政工作經驗亦可運用在家庭生活及社區服務。

中華人事主管協會執行長 林由敏提到,為協助採購人員提升解決問題與專業能力,並建立良好的採購供應管理機制,特別邀請具有超過30年採購管理經驗的李朗日老師,與具有多年採購總務執行經驗的姜正偉與朱根正老師,聯手擘劃【採購暨總務專業人員認證班】,台北場將於10/20(六)開課,本認證課程嚴選採購暨總務核心職能,從採購總務策略規劃及作業流程開始,透過優質供應商遴選與長期信任合作關係建立,到採購供應的風險管理及契約製作,結合採購談判議價與資產盤點,不僅能夠提高工作效率,更能讓成本降低,亦能有效提升採購總務人員之執行管理能力,更能增加自己無可取代性及提升對企業獲利能力的貢獻度!

中華人事主管協會相關認證已成為就業市場人才評鑑標準,目前已有超過百家知名企業,指名擁有中華人事主管協認證之求職者,具有優先面試機會,以認證證明職場競爭力的時代,千萬不要錯過為自己加分的機會!相關課程諮詢請洽02-5581-8080或上協會網站www.hr.org.tw。

訊息來源:中華人事主管協會

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