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有效降低企業採購成本,採購人員必須具備精準目標設定與規劃分析能力

中央社/ 2012.07.04 00:00
(中央社訊息服務20120704 10:07:56)在全球化與國際化的競爭之下,採購人員對採購專業能力與供應商管理專業愈來愈重要。因為,在現代企業中,原物料採購成本最高約佔 60%~70%,採購除了做好例行性的工作之外,採購人員對內應主動溝通協助有關部門,提供一些新的資訊及市場行情資料,進而協調及整合,對外還要爭取供應商支持與信任,促進雙方的和諧與合作,都需要長久時間的瞭解和培養,以創造長期合作之伙伴關係。

中華人事主管協會資深講師 李朗日提到,採購該如何提升管理績效,協助企業創造更多的利潤,為此採購部門必須訂定一套績效評估管理機制,針對採購個人、部門、團隊等進行評核,以提高採購人員責任感、職位升遷、薪資獎金等激勵,促進個人生涯發展、鼓舞員工士氣、紀律管理、肯定員工以及鼓勵員工等改善績效管理做法,以提升採購人員的倫理與觀念,以達成降低成本的效益。企業經營靠策略,管理靠制度,執行靠方法,推動採購績效管理之做法如下:

一、採購目標設定:

採購部門負責訂定採購績效目標,就是要降低採購成本為主要目的,具體做法是,公司應由跨部門採購、製造、研發、品管、業務等單位,成立一組降低成本的團隊,可由採購主管負責主導,共同訂定各事業部門年度降低成本目標之項目與金額,並安排固定時間召開溝通會議,依各部門的分工計劃、執行、追蹤。採購目標可分為主要目標與次要目標,分別說明如下:

在採購主要目標方面,要在符合品質、交期與服務要求的情況下,以合理或最低價格購買;降低存貨週轉率,減少不必要之儲存持有成本與由於損壞、過時、失竊的存貨損失;保持供應之連續性,防止使用部門對於原物料或服務的變動;保證一定與一致的物料品質,以達成生產的效果及效率之作業;發展可靠的替代供應貨源,以促進績效與價格之競爭環境;採購利用策略與談判技巧,降低取得成本;人才的儲備、雇用、發展、激勵、訓練等培育計劃;發展與維持良好之供應商關係,促使供應商願意提供新技術、新產品以及更優惠之價格與服務;達成與使用部門的高度合作與協調關係;保持良好記錄與控制,以提供審核追蹤的比較分析。

採購次要目標上,需尋求與組織作業相關之新產品與服務,以利有關部門重視及合作;建議使用單位可改進組織產品、服務、作業之材料或零件;盡力導入需求之標準化,以簡化規格與減少物料成本與存貨;提供預測資料,以預估物料之可行性與價格趨勢;參與自製或外購之決策;採購人員的道德行為規範,自我約束與管理。

二、採購規劃分析

採購部門主導降低成本的任務,需要事前與內部各單位進行工作規劃與溝通,依照共同設定之目標,配合執行成本降低項目,採購部門必須計劃應用表單來執行管理與分析,例如,當年度一月至十二月各部門或各廠採購金額與漲跌金額,以及採購人員每月之採購金額上漲、下跌、規避、新購與降低金額之統計等資料。所以,採購與供應商協商合理價格,公司內部應先進行成本分析,事前溝通協商,預先訂定單價分析、標準成本或提出期望價,以利與供應商談判基礎,而不是用殺價、喊價或砍價方式來決定價格。

採購人員對於市場行情的了解,並且也要知道成本如何計算,從何處可以找尋新供應商或合格供應商,以配合降低成本的改善。採購對外保持與供應商良好互動和協商,平時拜訪供應商並隨時幫助供應商,以建立良好人際關係與共存共榮之理念,雙方配合達成降低成本之目標。然而,採購績效評估標準,必須依實際成本與過去成本、標準成本、目標成本、成本降低目標以及同業指標成本等相對比較,以計算成本降低的成效。

中華人事主管協會執行長 林由敏提到,為協助採購人員提升解決問題與專業能力,並建立良好的採購供應管理機制,特別邀請具有超過30年採購管理經驗的李朗日老師,與具有多年採購總務執行經驗的姜正偉與朱根正老師,聯手擘劃【採購暨總務專業人員認證班】,台北場將於7/14(六)準時開課,本認證課程嚴選採購暨總務核心職能,從採購總務策略規劃及作業流程開始,透過優質供應商遴選與長期信任合作關係建立,到採購供應的風險管理及契約製作,結合採購談判議價與資產盤點,不僅能夠提高工作效率,更能讓成本降低,亦能有效提升採購總務人員之執行管理能力,更能增加自己無可取代性及提升對企業獲利能力的貢獻度!中華人事主管協會相關認證已成為就業市場人才評鑑標準,目前已有超過百家知名企業,指名擁有中華人事主管協認證之求職者,具有優先面試機會,以認證證明職場競爭力的時代,千萬不要錯過為自己加分的機會!相關課程諮詢請洽02-5581-8080或上協會網站www.hr.org.tw。

訊息來源:中華人事主管協會

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