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E-mail寄送大學問 全部回覆信件滿天飛

卡優新聞網/郭幸宜 2012.03.15 00:00

除了接不完的電話與開不完的會,上班族每天也要和大量的E-mail(電子郵件)「奮戰」。不過,看似簡單的電子郵件背後卻隱含許多不可不知的「眉角」。人力銀行建議,回覆郵件時,最好以「簡單扼要」為主,寄送郵件前也得留意收件對象,避免信件「滿天飛」,無端造成他人的困擾。

根據104人力銀行調查顯示,不含廣告、垃圾郵件,上班族每天平均會收到近百封的電子郵件。不過「如何回信」、「怎麼選收件人」、「該把副本寄給誰」,可是一門藝術。經常發生收件人在未經篩選訊息的情況下,將郵件「層層轉寄」給更多人,或是寄送的副本人數過多、直接按下「全部回覆」…等情形,造成收件人閱讀訊息的困擾。

104人力銀行行銷處協理陳力孑表示,撰寫郵件時,切記掌握內容簡單扼要的原則。以會議通知信件為例,最好直接點出「時間」、「地點」與「會議主題」等關鍵字,同時先寫最重要的「梗」及「事件最新進度」,避免過度懸疑鋪陳,或者「廢話過多」,淡化欲傳達的重點。

陳力孑進一步解釋,多數收件人打開收信匣時,多半先瀏覽「寄件人」、「主旨標題」,再決定先點閱e-mail的順序。為了讓自己發送的郵件能在「茫茫信海」中「脫穎而出」,有效發揮溝通的作用,如何以「破題」精簡的點出重點便是重要關鍵。

同樣大有學問的還包括「副本收件人」(俗稱cc),由於副本收件人屬「被告知」的角色,因此收件人數不宜過多。陳力孑指出,若副本收件人數比一般收件人數還多時,恐將讓e-mail的寄送目的失焦。當與對方協商重要事件時,不妨透過「副本」傳遞,同步告知收件者的直屬主管,將有助於加速推展事情進度。

另外,若只傳遞「了解、知道、謝謝」等簡單內容時,則只須回覆寄件人,不必「全部回覆」,減少信件「四處飛散」,無端造成其他人不必要的困擾。

陳力孑提醒,儘管e-mail方便迅速,但仍屬於「網路單向文字傳播」,無法完全取代「面對面的雙向溝通」,遇到複雜議題時,最好仍以當面溝通為佳。同時,面對龐大的郵件量時,可按不同寄件者分門別類建立資料匣,以利有效管理。

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